Was bedeuten die Buchstaben am Anfang einer Sendungsnummer?

Die ersten beiden Buchstaben einer 13-stelligen Sendungsnummer sind ein Servicekennzeichen und benennen das Postprodukt, nicht den Transporteur, das Zielland oder die Zustellgeschwindigkeit. Festgelegt sind sie im UPU standard S10 (S10-Standard des Weltpostvereins), der die Kennung auf zwei Buchstaben, acht Ziffern, eine Prüfziffer und einen zweistelligen Ländercode festlegt. R steht für Einschreiben, C für Postpakete, E für EMS, L für verfolgbare Briefsendungen und V für Wertsendungen. Eine Nummer, die mit 1Z oder nur mit Ziffern beginnt, ist überhaupt keine S10-Kennung und folgt dem eigenen Nummernschema des ausgebenden Transporteurs.

Wer die beiden Buchstaben vergibt und nach welchem Standard

Servicekennzeichen werden unter der Zuständigkeit des UPU Standards Board (Normenausschuss des Weltpostvereins) vergeben und national von je einer benannten Organisation pro Mitgliedsland ausgegeben. Die aktuelle Spezifikation, S10 Version 12, wurde am 17. Oktober 2017 genehmigt und erreichte am 10. Mai 2011 den UPU-Status 2. Sie gilt für die Sendungsklassen, die eine Einzelverfolgung erfordern: EMS-Sendungen, Pakete sowie eingeschriebene, mit Auslieferungsnachweis versehene, verfolgbare und versicherte Briefsendungen. Dieselben 13 Zeichen stehen auf UPU-Formularen wie CN 33, CN 16 und CP 87 sowie auf dem Nachforschungsformular CN 08, sodass das auf dem Einlieferungsbeleg gedruckte Präfix genau die Zeichenfolge ist, die später einen Anspruch trägt.

"Bei Servicekennzeichen, die für den universellen Gebrauch zwischen benannten Betreibern bestimmt sind, gibt das erste Zeichen die Art des Postprodukts oder der Postdienstleistung an, und das zweite Zeichen wird vom Ursprungsbetreiber aus einem Bereich zulässiger Werte vergeben." (Weltpostverein, Standard S10-12, Klausel 5.2, genehmigt am 17. Oktober 2017. Aus dem Englischen übersetzt.)

Es werden zwei Buchstaben statt eines verwendet, weil das Paar zwei verschiedene Arten von Information trägt. Der erste Buchstabe ist eine globale Klassifikation, die jeder benannte Betreiber gleich liest. Der zweite ist eine nationale Vergabe, und deshalb lässt sich aus einem Präfix die Produktklasse sicher ableiten, nicht aber der genaue Name des Dienstes.

Die Bereiche der Servicekennzeichen, Produktklasse für Produktklasse

Klausel 5.6 von S10 vergibt neun Bereiche für den universellen Gebrauch und acht weitere Bereiche ausschließlich für den nationalen, bilateralen oder multilateralen Gebrauch. Die folgenden Bereiche entsprechen der in Version 12 des Standards veröffentlichten Zuordnung; die Beispielkennungen sind die Illustrationen des Standards selbst und damit fiktiv, keine echten Nummern.

Bereich	Produktart	Hinweise und Beispiel
EA bis EZ	EMS	EX bis EZ erfordern eine bilaterale Vereinbarung. Beispiel: EE123456785KR
LA bis LZ	Briefpost, verfolgbar	LZ erfordert eine bilaterale Vereinbarung
MA bis MZ	M-Beutel	Massensendungen von Drucksachen an einen einzigen Empfänger
QA bis QM	IBRS, International Business Reply Service (internationaler Geschäftsantwortdienst)	Nur 13 Kombinationen, der engste universelle Bereich
RA bis RZ	Briefpost, Einschreiben	RZ erfordert eine bilaterale Vereinbarung. Beispiel: RR876543216ER
UA bis UZ	Briefsendungen mit Waren, ohne kundenseitige Sendungsverfolgung	Dient der Sichtbarkeit in der Lieferkette und den elektronischen Vorabdaten
VA bis VZ	Briefpost, Wertsendung	VZ erfordert eine bilaterale Vereinbarung. Beispiel: VA456789015KG
CA bis CZ	Postpaket	CZ erfordert eine bilaterale Vereinbarung. Beispiele: CP654321092GM, CV010000155UA
HA bis HZ	ECOMPRO-Pakete	HX und HY erfordern eine multilaterale Vereinbarung, HZ eine bilaterale
AV bis AZ, BA bis BZ, DA bis DZ, GA, GD, NA bis NZ, PA bis PZ, ZA bis ZZ	Nur nationaler, bilateraler oder multilateraler Gebrauch	AV bis AZ ist im Grundsatz für RFID-verfolgte Sendungen vorgesehen

Kann eine Sendung in mehr als einen Bereich fallen, legt der Standard für die Briefpost eine Rangfolge fest: Die Wertsendung geht vor, dann das Einschreiben, dann die verfolgbare Sendung, dann der M-Beutel, dann IBRS, und eine Sendung, die in keine dieser Klassen passt, aber Waren enthält, erhält ein Kennzeichen aus dem U-Bereich. Diese Rangfolge erklärt ein Ergebnis, das Absender überrascht. Ein eingeschriebener Wertbrief trägt ein V-Präfix und kein R-Präfix, weil die Versicherung das Einschreiben übertrumpft. Der Unterschied zwischen Einschreiben und gewöhnlicher Post ist damit bereits am ersten Zeichen ablesbar, bevor überhaupt ein Scanereignis existiert.

Warum derselbe Dienst in einem Land mit RA und in einem anderen mit RR beginnt

Nur das erste Zeichen ist standardisiert, was innerhalb jedes Produktbereichs 26 mögliche zweite Zeichen offenlässt. Ein Betreiber wählt seine zweiten Buchstaben, um eigene Produkte, Vertragskunden oder Seriennummernblöcke zu trennen, und diese Entscheidungen sind in keiner einzigen globalen Liste veröffentlicht. RR und RA stehen beide für Einschreiben, und der Unterschied zwischen ihnen ist eine nationale Festlegung, kein Unterschied im Serviceniveau, den ein ausländischer Leser entschlüsseln könnte.

Genau hier gehen die meisten Präfix-Übersichten fehl. Eine Aussage wie "RR bedeutet Einschreiben und RA ein kleines eingeschriebenes Päckchen" kann für einen Betreiber zutreffen und für den nächsten falsch sein, denn beide gehören zum selben Bereich RA bis RZ, und der Standard weist dem zweiten Buchstaben keine Bedeutung zu. Verlässlich ist allein das erste Zeichen: R bedeutet, dass die Sendung eingeschrieben ist, was auch immer der zweite Buchstabe sagt. Dieselbe Vorsicht gilt für CP gegenüber CV, denn der Standard hält fest, dass Wertpakete ein anderes Kennzeichen als CV tragen können und dass CV für sich genommen kein Wertpaket bedeutet.

Bei Sendungen ganz ohne Präfix stellt sich die Frage anders, weil unverfolgte Briefpost keine S10-Kennung trägt: gewöhnliche Luftpost ist nicht verfolgbar, und zwar aus diesem Grund und nicht wegen eines Versagens des Netzes.

Das elfte Zeichen und wie sich eine Nummer auf Tippfehler prüfen lässt

Zeichen 11 einer S10-Kennung ist eine Prüfziffer, die aus den acht Ziffern der Seriennummer mit einem gewichteten Modulo-11-Algorithmus berechnet wird. Die Gewichte lauten von links nach rechts 8, 6, 4, 2, 3, 5, 9 und 7. Die gewichteten Werte werden summiert, die Summe wird durch 11 geteilt und der Rest von 11 abgezogen: Ein Ergebnis von 1 bis 9 wird zur Prüfziffer, ein Ergebnis von 10 wird zu 0 und ein Ergebnis von 11 wird zu 5.

"Eine Prüfziffer ist eine arithmetisch abgeleitete Zahl, die dazu dient, das Erkennen von Substitutions- und Transpositionsfehlern zu unterstützen, die bei der Datenerfassung auftreten können." (Weltpostverein, Standard S10-12, Klausel 5.4, genehmigt am 17. Oktober 2017. Aus dem Englischen übersetzt.)

Der Standard rechnet die Seriennummer 47312482 durch. Die gewichteten Werte sind 32, 42, 12, 2, 6, 20, 72 und 14 und ergeben in der Summe 200. 200 geteilt durch 11 ergibt 18 Rest 2, und 11 minus 2 ist 9, sodass die vollständige selbstprüfende Nummer 473124829 lautet. Eine Nummer, deren elfte Ziffer diesen Test nicht besteht, wurde fast immer falsch getippt oder falsch gelesen, und das ist die billigste Erklärung, die sich ausschließen lässt, bevor ein Problem des Transporteurs angenommen wird.

Buchstabenpaare, die in keiner gültigen internationalen Nummer vorkommen können

Fünf ganze Bereiche, insgesamt 130 Kombinationen, sind reserviert und können nicht als Werte für Servicekennzeichen vergeben werden: JA bis JZ, KA bis KZ, SA bis SZ, TA bis TZ und WA bis WZ. Der Standard sperrt sie, um die Verwechslungsgefahr zwischen S10-Barcodes und Barcodes mit Datenbezeichnern nach ISO/IEC 15418 zu verringern, die dieselben Buchstaben belegen.

Der praktische Nutzen ist diagnostisch. Eine 2-9-2-Zeichenfolge, die mit K oder S beginnt, ist keine internationale Postsendungskennung, was auch immer das Etikett darum herum nahelegt, und eine Suche in einem Postnetz wird sie nicht auflösen. Kombinationen, die weder auf der Liste der vergebenen noch auf der der reservierten Werte stehen, sind nicht vergeben statt ungültig und können vom Normenausschuss in Gebrauch genommen werden, sodass ein unbekanntes Präfix nicht automatisch eine Fälschung ist.

Wie lange eine Sendungsnummer eindeutig bleibt, bevor sie wiederverwendet werden darf

Eine S10-Kennung darf nicht innerhalb von 12 Kalendermonaten wiederverwendet werden, und der Standard empfiehlt einen Abstand von 24 Kalendermonaten oder mehr. Die Eindeutigkeit wird je Ländercode von der einen Organisation verwaltet, die der UPU-Mitgliedstaat benennt, und zwar über alle Betreiber hinweg, die unter der Zuständigkeit dieses Staates arbeiten; Betreiber dürfen Seriennummernbereiche nur dann an einzelne Kunden weitergeben, wenn dieselbe Untergrenze von 12 Monaten gewahrt bleibt.

Daraus folgen zwei Dinge. Eine alte Nummer kann sich irgendwann auf eine andere Sendung beziehen, sodass ein von einer zwei Jahre alten Zustellung aufbewahrter Code kein verlässlicher Anhaltspunkt ist. Und weil einer einzelnen Sendung immer nur eine S10-Kennung zugewiesen wird, hat ein Paket mit zwei verschiedenen 2-9-2-Barcodes irgendwo in der Kette ein zweites Etikett aufgenommen und wurde nicht in zwei Sendungen aufgeteilt.

Die letzten beiden Buchstaben nennen die ausgebende Stelle, nicht den Einlieferungsort

Die letzten beiden Zeichen sind der ISO-3166-1-Code des UPU-Mitgliedslands, unter dessen Zuständigkeit die Kennung ausgegeben wurde, und das ist nicht dasselbe wie das Land, in dem die Sendung eingeliefert wurde. Betreiber mit exterritorialen Auswechslungsstellen geben Kennungen mit ihrem eigenen Ländercode von Standorten im Ausland aus, und der Standard nennt Swiss Post als Beispiel, das für Sendungen aus seinen Büros in anderen Ländern den Code CH verwendet.

"Das bedeutet, dass der Ländercode am Ende einer S10-Kennung nicht als verlässlicher Hinweis auf die geografische Herkunft einer Sendung verwendet werden kann." (Weltpostverein, Standard S10-12, Klausel 6, genehmigt am 17. Oktober 2017. Aus dem Englischen übersetzt.)

Daneben steht eine zweite Grenze. Arbeitet mehr als ein Betreiber unter einem einzigen ISO-3166-1-Code, kann der Ländercode nicht angeben, welcher von ihnen die Nummer ausgegeben hat, und manche Mitgliedstaaten halten mehrere Codes für getrennte Gebiete mit jeweils einem eigenen benannten Betreiber. Das Suffix grenzt das Feld auf eine ausgebende Stelle in einem Codebereich ein, und mehr belegt es nicht.

Präfixe, die überhaupt keine S10-Kennungen sind

Integratoren und nationale Paketnetze nummerieren ihre Sendungen außerhalb des S10-Schemas, sodass sich ihre Präfixe anhand der Firmendokumentation und nicht anhand des UPU-Standards entschlüsseln lassen. UPS-Sendungsnummern beginnen mit 1Z. FedEx-Sendungsnummern bestehen aus 12 Ziffern ohne Buchstaben und entsprechen der Luftfrachtbriefnummer. Frachtbriefnummern von DHL Express sind 10-stellig, und DHL Express und DHL eCommerce betreiben getrennte Systeme mit unterschiedlichen Nummernformaten.

Nationale Postbarcodes sind eine dritte Familie. Der Intelligent Mail package barcode (IMpb, Paketbarcode des USPS) ist eine Datenkette variabler Länge, die der GS1-128-Spezifikation folgt und den Anwendungsbezeichner 420 für das Leitelement verwendet; deshalb ist eine nationale Nummer von USPS eine lange Ziffernfolge und keine 2-9-2-Zeichenfolge.

"Ein IMpb ist der vom USPS entwickelte Barcode, der von automatisierten Paketbearbeitungsanlagen und Scangeräten gelesen werden kann und aus einer Datenkette besteht, die im Allgemeinen der GS1-128-Spezifikation folgt." (United States Postal Service, Domestic Mail Manual 204, Klausel 2.1.1. Aus dem Englischen übersetzt.)

Betreiber setzen häufig beide Schemata nebeneinander ein. Canada Post führt Sendungsnummern mit 11 oder 13 alphanumerischen Zeichen und der Endung CA neben 16-stelligen Nummern, sodass das Vorhandensein oder Fehlen von Buchstaben anzeigt, welches interne System das Etikett erzeugt hat.

Was ein Präfix über eine Marktplatzbestellung aussagt

Eine 13-stellige Nummer mit der Endung CN wurde unter der Zuständigkeit des benannten Betreibers Chinas ausgegeben und sagt nichts darüber aus, welcher Marktplatz die Ware verkauft hat. Bestellungen desselben Verkäufers können bei einer Sendung mit einem Kennzeichen aus dem L-Bereich und bei der nächsten aus dem C-Bereich ankommen, weil der Bereich dem Postprodukt folgt, das der Konsolidierer eingekauft hat, und nicht dem Shop. Grenzüberschreitende Sendungen über China Post und seine Partner sind die größte Quelle von S10-Nummern, die die meisten Käufer je zu sehen bekommen.

Der U-Bereich ist der hier bemerkenswerte. Er umfasst Briefsendungen mit Waren, die eine Kennung für die Sichtbarkeit in der Lieferkette benötigen, etwa in einer elektronischen Vorabdatenmeldung, und ausdrücklich ohne kundenorientierte Sendungsverfolgung. Ein U-Präfix sagt daher konstruktionsbedingt eine dünne Ereignishistorie voraus, und das Ausbleiben von Scans ist das vorgesehene Verhalten des Produkts und kein Fehler daran.

Was das Präfix nicht über die Zustellung aussagt

Ein Servicekennzeichen beschreibt die Produktklasse einer Sendung zum Zeitpunkt der Ausgabe der Kennung und enthält keine Information über Standort, Zollstatus oder Zustelldatum. Es ändert sich nicht, wenn die Sendung sich bewegt, sodass dieselben 13 Zeichen an Tag 1 und an Tag 40 identisch zu lesen sind. Es codiert weder Gewicht noch Wert, Inhalt oder die Zahl der Packstücke einer Sendung.

Was es festlegt, ist der Anspruch hinter der Sendung, und der bestimmt, wer handeln kann. Die Klassen Einschreiben, Wertsendung und EMS unterstützen das förmliche Verfahren aus Nachforschungsauftrag und Entschädigungsantrag auf Grundlage des Formulars CN 08, sodass ein Präfix R, V oder E bedeutet, dass beim Ursprungsbetreiber eine Nachforschung eröffnet werden kann. Ein U-Präfix wurde dagegen nie als verfolgbares Produkt verkauft. Für das Lesen des Verlaufs selbst statt des Präfixes zählt der Wortlaut der Ereignisse mehr als der Code, beginnend mit der Bedeutung von In Transit (unterwegs) in einer Scanhistorie.

Womit ein S10-Präfix verwechselt wird

Vier verschiedene Zeichenfolgen auf einem einzigen Paket können wie die Sendungsnummer aussehen, und nur eine davon ist die S10-Kennung.

Zeichenfolge	Was es tatsächlich ist	Woran es zu erkennen ist
Ein 2-9-2-Barcode, den kein Netz erkennt	Ein Barcode im S10-Format, der keine S10-Kennung ist, von einem Kunden oder einem Dienstleister für interne Zwecke angebracht	Richtige Form, aber der Dateninhalt entspricht nicht dem Standard; die Prüfziffer schlägt häufig fehl
Ein vom Bestimmungsbetreiber ergänzter Barcode	Eine bei der Ankunft angebrachte nationale Kennung, teils mit denselben Daten wie das Original	Jeder vom Original abweichende Barcode im S10-Format muss vor der Weiterleitung unkenntlich gemacht werden
DT gefolgt von 12 Ziffern	Ein FedEx door tag (Benachrichtigungskarte), der nach einem gescheiterten Zustellversuch hinterlassen wird	Trägt das Präfix DT und ist an einen Zustellversuch gebunden, nicht an den Sendungsdatensatz
Eine Bestell- oder Referenznummer mit 6 bis 12 Zeichen	Die interne Bestellreferenz eines Verkäufers	Wird vom Shop vor dem Versand vergeben, ohne Servicekennzeichen und ohne Ländercode

Die Zollpapiere sind eine weitere Verwechslungsquelle, denn CN 22 und CN 23 sind Formularnummern und keine Sendungskennungen, und eine S10-Kennung wird häufig sowohl auf diesen Formularen als auch auf dem Etikett gedruckt.

Das richtige Lesen des Präfixes beantwortet genau eine Frage: als welche Klasse von Postprodukt die Sendung angenommen wurde. Alles Weitere ergibt sich aus der Scanhistorie, und die vollständige Anatomie einer Sendungsreferenz behandelt der Leitfaden zur Logistik-Sendungsnummer.